HOE STUUR JE EEN BETALINGSHERINNERING?

De betalingsherinnering: Een van de moeilijkste situaties voor een bedrijfseigenaar of ondernemer is het omgaan met klanten die achterstallig zijn met hun betalingen. Op een beleefde maar strenge manier om betaling vragen is een gevoelige kwestie, maar er kan een evenwicht worden bereikt. Je moet een herinnering sturen waarin je vermeldt hoeveel je verschuldigd bent en hoe de klant kan betalen. Betaalt de klant niet binnen de gestelde betalingstermijn, dan moet je opvolgen met een betalingsherinnering. In het algemeen zijn er drie brieven: een eerste aanmaning, een dringende betalingsherinnering en een laatste aanmaning.

Een van de moeilijkste situaties voor een bedrijfseigenaar of ondernemer is omgaan met achterstallige betalingen van klanten. Echter zul je als ondernemer op een bepaald moment zeker te maken krijgen met achterstallige betalingen. Het gevolg is dat er chaos ontstaat, vooral voor kleine bedrijven. Immers wanneer de cashflow onvoorspelbaar wordt, is het moeilijker om het uitgaande geld goed te beheren.

 

WELKE TOON HEEFT EEN BETALINGSHERINNERING?

Als het gaat om het versturen van betalingsherinneringen, zit je waarschijnlijk met een dilemma. Hoe verstuur je op een professionele manier een betalingsherinnering? Moet het een beetje te streng of juist extreem beleefd? Misschien moet je een betalingsherinnering sturen die tegelijkertijd beleefd en streng is. De vraag is nu om een evenwicht te vinden tussen die twee.  

 

TIPS BIJ HET OPSTELLEN VAN EEN BETALINGSHERRINERING

Als je een vordering hebt op een bedrijf, moet je er rekening mee houden dat ze waarschijnlijk dagelijks een heleboel e-mails ontvangen. Zorg er dus voor dat je alle relevante details vermeldt wanneer je een betalingsherinnering verstuurt. Hieronder volgen enkele tips:

 

ONDERWERP
Wanneer je een e-mail met een betalingsherinnering ontvangt, wil je toch dat deze nauwkeurig is? Je verwacht dat hij duidelijk maakt wie hem gestuurd heeft en waarom je hem moet lezen. Hetzelfde is het geval wanneer je een betalingsherinnering verstuurt. Vermeld daarom jouw bedrijfsnaam of contactnaam in de onderwerpregel en aan het begin van de e-mail. Dit helpt de ontvanger te bepalen wie de e-mail heeft verzonden en waar het over gaat.

UP-TO-DATE GEGEVENS
Bij het opstellen van een betalingsherrinering voor uitstaande facturen is het van cruciaal belang om alle informatie over de vordering van een klant op te nemen. Dit zal de klant helpen de belangrijke details te bepalen en de kans verkleinen dat hij/zij contact met je opneemt voor de details van de factuur. Hoe meer details je verstrekt, hoe groter de kans is dat zij de factuur in behandeling zullen nemen. Vaak kan met behulp van een facturatiesoftware een link delen, waar de ontvanger zijn of haar originele factuur kan bekijken.

BETALINGSMOGELIJKHEDEN
Om de betaling van de factuur voor jouw klanten gemakkelijker te maken, kunt je het beste vermelden welke vormen van betaling je accepteert. Het aanbieden van een online betalingsoplossing kan je helpen om de facturen sneller betaald te krijgen.

VERMELDING FACTUURDATUM
Als je betalingsherinneringen verstuurt, moet je de datum van de factuur vermelden, of het nu de vervaldatum is of de datum die binnenkort komt. Wanneer je op tijd wilt betalen, is het aannemelijk dat je betalingsherinnering e-mails stuurt vóór de vervaldatum van de factuur.

CONTACTGEGEVENS
Aan het einde van de e-mail, is het noodzakelijk om jouw contactgegevens te plaatsen. Als je bedrijf boekhoudsoftware gebruikt of een speciaal team/lid heeft dat zich bezighoudt met facturering, kun je hen trainen in deze praktijken en hen vragen hun contactgegevens aan het einde van de e-mail te vermelden.

 

WAT IS EEN SUCCESVOLLE HERINNERINGSSCHEMA?

Enkele van de herinneringsschema’s die vaak zeer succesvol zijn gebleken zijn:

 

wat is factoring stap 1    HERINNERINGSEMAIL Een herinneringsemail voor betaling 7 dagen voor de vervaldatum

 

wat is factoring stap 2     FOLLOW-UP Een follow-up precies op de dag dat de factuur verschuldigd is

 

wat is factoring stap 3    BETALINGSHERINNERING Een extra betalingsherinnering voor elke vervallen factuur – 7 dagen, 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen

 

wat is factoring stap 4

   LAATSTE BETALINGSHERRINERING Een laatste betalingsherrinering e-mail of brief op verzoek 120 dagen nadat de betaling verschuldigd is

 

OPVOLGING FACTUREN UITBESTEDEN?

Hoewel dit het betalingsproces van een bedrijf kan belemmeren, trekken bedrijfseigenaren zich vaak terug bij de gedachte het geld dat ze hun klanten schuldig zijn te moeten vragen. Nogmaals, klanten achternazitten en hen herinneren aan hun achterstallige betaling is een tijdrovende bezigheid. Het is dus logisch dat ondernemers vaak twijfelen of ze deze methode toe te passen omdat het hun klantenrelatie op het spel kan zetten. Indien dit ook voor jou geldt, is het wellicht raadzaam deze taken uit te besteden die jouw debiteurenbeheer overneemt op een professionele wijze. Zo is een onderdeel van het factoring dienst is het debiteurenbeheer. Wanneer je factoring gebruikt hoef je nooit te wachten op een betaling. Een eventuele betalingsherrinering wordt de verantwoordelijkheid van de factoringmaatschappij. Weten of factoring een passende oplossing is voor jouw organisatie? Vraag dan vrijblijvend een offerte voorstel aan via ons webformulier.

 

HOE WERKT HET?

Doe een
offerteaanvraag.

Krijg een
bevestiging per mail.

Ontvang meerdere offertes
van geselecteerde partners.

U kiest de beste
Factoring partner

factoring-offerte icon Copyright © | Alle rechten voorbehouden