HOE STUUR JE EEN BETALINGSHERINNERING?
De betalingsherinnering: Een van de moeilijkste situaties voor een bedrijfseigenaar of ondernemer is het omgaan met klanten die achterstallig zijn met hun betalingen. Op een beleefde maar strenge manier om betaling vragen is een gevoelige kwestie, maar er kan een evenwicht worden bereikt. Je moet een herinnering sturen waarin je vermeldt hoeveel je verschuldigd bent en hoe de klant kan betalen. Betaalt de klant niet binnen de gestelde betalingstermijn, dan moet je opvolgen met een betalingsherinnering. In het algemeen zijn er drie brieven: een eerste aanmaning, een dringende betalingsherinnering en een laatste aanmaning.
Een van de moeilijkste situaties voor een bedrijfseigenaar of ondernemer is omgaan met achterstallige betalingen van klanten. Echter zul je als ondernemer op een bepaald moment zeker te maken krijgen met achterstallige betalingen. Het gevolg is dat er chaos ontstaat, vooral voor kleine bedrijven. Immers wanneer de cashflow onvoorspelbaar wordt, is het moeilijker om het uitgaande geld goed te beheren.
WELKE TOON HEEFT EEN BETALINGSHERINNERING?
Als het gaat om het versturen van betalingsherinneringen, zit je waarschijnlijk met een dilemma. Hoe verstuur je op een professionele manier een betalingsherinnering? Moet het een beetje te streng of juist extreem beleefd? Misschien moet je een betalingsherinnering sturen die tegelijkertijd beleefd en streng is. De vraag is nu om een evenwicht te vinden tussen die twee.
TIPS BIJ HET OPSTELLEN VAN EEN BETALINGSHERRINERING
Als je een vordering hebt op een bedrijf, moet je er rekening mee houden dat ze waarschijnlijk dagelijks een heleboel e-mails ontvangen. Zorg er dus voor dat je alle relevante details vermeldt wanneer je een betalingsherinnering verstuurt. Hieronder volgen enkele tips:
Enkele van de herinneringsschema’s die vaak zeer succesvol zijn gebleken zijn: LAATSTE BETALINGSHERRINERING Een laatste betalingsherrinering e-mail of brief op verzoek 120 dagen nadat de betaling verschuldigd is Hoewel dit het betalingsproces van een bedrijf kan belemmeren, trekken bedrijfseigenaren zich vaak terug bij de gedachte het geld dat ze hun klanten schuldig zijn te moeten vragen. Nogmaals, klanten achternazitten en hen herinneren aan hun achterstallige betaling is een tijdrovende bezigheid. Het is dus logisch dat ondernemers vaak twijfelen of ze deze methode toe te passen omdat het hun klantenrelatie op het spel kan zetten. Indien dit ook voor jou geldt, is het wellicht raadzaam deze taken uit te besteden die jouw debiteurenbeheer overneemt op een professionele wijze. Zo is een onderdeel van het factoring dienst is het debiteurenbeheer. Wanneer je factoring gebruikt hoef je nooit te wachten op een betaling. Een eventuele betalingsherrinering wordt de verantwoordelijkheid van de factoringmaatschappij. Weten of factoring een passende oplossing is voor jouw organisatie? Vraag dan vrijblijvend een offerte voorstel aan via ons webformulier. WAT IS EEN SUCCESVOLLE HERINNERINGSSCHEMA?
HERINNERINGSEMAIL Een herinneringsemail voor betaling 7 dagen voor de vervaldatum
FOLLOW-UP Een follow-up precies op de dag dat de factuur verschuldigd is
BETALINGSHERINNERING Een extra betalingsherinnering voor elke vervallen factuur – 7 dagen, 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen
OPVOLGING FACTUREN UITBESTEDEN?
